Як не помилитися при виборі техпідрядника для івенту

Galina Zhukovskaya | Чер 15, 2018 | Блог ua

Знайти тямущого техпідрядника для заходу не так просто, як здається. Від того як справиться зі своєю роботою компанія-підрядник залежить багато що: настрій та відгуки гостей, репутація компанії-організатора, дотримання таймінгу доповідачів та ін.

Тому важливо знайти підрядника, який точно підбере обладнання для заходу та виконає на всі 100% свої зобов’язання.

Що варто перш за все враховувати, обираючи підрядника:

• Досвід та проведені заходи. Подивіться портфоліо та формат проведених підрядником івентів. Компанії, що мають досвід техорганізації масових та солідних заходів, більш професійні апріорі. Можна легко замовити синхронний переклад або взяти в оренду проектор, а ось підібрати обладнання точно під формат івенту і вписатися в бюджет – зовсім інша справа.
• Рівень компетенції. Вивчіть майбутнього підрядника не лише по інтернету. Поспілкуйтеся наживо або по телефону, розпитайте про обладнання, можливі основних і додаткових послугах. Оцініть манеру спілкування фахівців, їх зацікавленість у співпраці і готовність допомогти.
• Уміння запропонувати готове рішення. Прайс-лист з усіма послугами повинен бути у відкритому доступі для ознайомлення до початку співпраці. Грамотний фахівець сам запропонує необхідну техніку під ваш бюджет. При цьому ви не зобов’язані розбиратися в мультимедійній техніці, але повинні пояснити цілі івенту, кількість доповідачів і гостей, формат івенту, необхідність онлайн трансляції, системи синхронного перекладу та ін.
• Устаткування + робота фахівця = гарантія якості. Обирайте тих підрядників, які пропонують рішення під ключ, тобто з установкою, доставкою та супроводом. Таким чином компанія бере на себе всі ризики і вчасно зможе відреагувати на позапланові ситуації під час івенту.

Дуже важливо перед початком співпраці з підрядником обговорити майбутню подію до дрібниць. В першу чергу це стосується організації складних і масових заходів з щільним графіком доповідей і насиченою програмою.

Якщо ви плануєте івент із суворим або певним дрес-кодом, не забудьте повідомити про це команду техпідтримки заздалегідь. Якщо потрібні документи для пропуску або спеціальна процедура допуску до роботи, уточніть перед укладенням договору і обговоренням деталей.

Якщо ви організуєте захід вперше або плануєте новий формат івенту, не бійтеся детально розпитувати про все незрозумілі вам терміни. Ставте сміливо питання з усіх нюансів, які стосуються майбутнього заходу.

У компанії Smart Rent ви завжди можете розраховувати на дбайливе ставлення та компетентність фахівців.

Зателефонуйте нам зараз і перевірте на практиці поради щодо підбору підрядника. Переконайтеся, що тут вас почують і допоможуть провести захід на гідному рівні.