Как не ошибиться с выбором техподрядчика для ивента

a.zgurya | Апр 25, 2018 | Блог

Найти толкового техподрядчика для мероприятий не так просто, как кажется. И от того, как справится со своими задачами компания-подрядчик зависит многое: настроение и отзывы гостей, репутация компании-организатора, соблюдение тайминга докладчиков и пр.

Поэтому важно найти подрядчика, который точно подберет оборудование для мероприятия и выполнит на все 100% взятые на себя обязательства.

Что прежде всего учитывать при выборе подрядчика:

• Опыт и проведенные мероприятия. Посмотрите портфолио и формат проведенных подрядчиком ивентов. Компании, которые уже имеют опыт техорганизации крупных и солидных событий, более профессиональные по умолчанию. Можно легко заказать синхронный перевод или взять в аренду проектор, а вот подобрать оборудование точно под формат ивента и вписаться в бюджет — совсем другое дело.
• Уровень компетенции. Изучите будущего подрядчика не только по интернету. Пообщайтесь вживую или по телефону, расспросите об оборудовании, возможных основных и дополнительных услугах. Оцените манеру общения специалистов, их заинтересованность в сотрудничестве и готовность помочь.
• Умение предложить готовое решение. Прайс-лист со всеми услугами должен быть в открытом доступе для ознакомления до начала сотрудничества. Грамотный специалист сам предложит необходимую технику под ваш бюджет. При этом вы не обязаны разбираться в мультимедийной технике, но должны объяснить цели ивента, количество докладчиков и гостей, формат ивента, необходимость онлайн трансляции, системы синхронного перевода и пр.
• Оборудование + работа специалиста = гарантия качества. Выбирайте тех подрядчиков, которые предлагают решения под ключ, то есть с установкой, доставкой и сопровождением. Таким образом компания берет на себя все риски и вовремя сможет отреагировать на внеплановые ситуации во время ивента.

Очень важно перед началом сотрудничества с подрядчиком обсудить будущее событие до мелочей. В первую очередь это касается организации сложных и массовых мероприятий с плотным графиком докладов и насыщенной программой.

Если вы планируете ивент со строгим или определенным дресс-кодом, не забудьте уведомить об этом команду техподдержки заранее. Если требуются документы для пропуска или специальная процедура допуска к работе, уточните перед заключением договора и обсуждением деталей.

Если вы организуете мероприятие впервые или пробуете новый формат ивента, не бойтесь подробно расспрашивать про все непонятные вам термины. Задавайте смело вопросы по всем нюансам, которые касаются будущего мероприятия.

В компании Smart Rent вы всегда можете рассчитывать на заботливое отношение и компетентность специалистов.

Позвоните нам сейчас и проверьте на практике советы по подбору подрядчика. Убедитесь, что здесь вас услышат и помогут провести мероприятие на достойном уровне.